Cégkivonat vagy cégmásolat – melyik dokumentumra mikor van szükség?

Ügyintézés vagy szerződéskötés során gyakran merül fel kérdésként, hogy cégkivonatot vagy cégmásolatot kell benyújtani. Bár a két dokumentum sokak szemében hasonló, funkciójuk eltérő. Az alábbiakban röviden összefoglaljuk a különbséget.

Mi az a cégkivonat?

A cégkivonat a vállalkozás jelenleg hatályos adatait tartalmazza. Csak azokat az információkat foglalja magában, amelyek a cégjegyzékben jelenleg érvényes státuszban szerepelnek (pl. cégadatok, képviselet, székhely, adószám, tevékenységi kör). Tehát a cég összes Cégközlönyben megjelent hatályos adata.

Jellemző felhasználása:

• banki vagy pénzügyi ügyintézésnél,
• szerződéskötés előtt partner-ellenőrzéshez,
• pályázatok vagy közbeszerzések során,
• hivatalos eljárásoknál.

Mi az a cégmásolat?

A cégmásolat már nemcsak az aktuális adatokat tartalmazza, hanem a vállalkozással kapcsolatos összes eddigi bejegyzést és változást is – akkor is, ha azok már nem hatályosak. Egyfajta „teljes jogi előtörténet”.

Jellemző felhasználása:

• átvilágítás (due diligence),
• tulajdonosi vagy vezetői változások ellenőrzése,
• jogi viták, bizonyítási eljárások,
• múltbeli állapotok igazolása.

A gyakorlatban a legtöbb esetben cégkivonat elegendő, hiszen az ügyintézők, bankok és üzleti partnerek elsősorban az aktuálisan hatályos adatokat kérik be. Ha azonban a vállalkozás múltbeli változásai, tulajdonosváltásai vagy jogi előzményei is relevánsak, akkor cégmásolat szükséges.